Prowadzenie własnej firmy wiąże się z posiadaniem całkiem imponującej kolekcji wielu różnych dokumentów. Faktury – zarówno te wystawiane, jak i odbierane – są istotną i dużą częścią wspomnianych zbiorów. Co do zasady nie musimy korzystać z żadnego programu do wystawiania faktur, jednak w niektórych sytuacjach jego posiadanie jest uzasadnione i bardzo użyteczne. Na co zwrócić uwagę, jeżeli chcemy samodzielnie przygotować wzór tego dokumentu? Jakie dane muszą się na nim znaleźć? Kiedy lepiej będzie skorzystać z automatycznie generowanych formularzy?
1. Kiedy przyjdzie nam korzystać z faktury VAT?
2. Faktura VAT i bez VAT – czym się różnią?
3. Faktura wzory – czy wybór określonego szablonu ma znaczenie?
4. Wzór faktury – jaki powinien być?
5. Na co zwrócić uwagę wybierając wzór na fakturę VAT?
Kiedy przyjdzie nam korzystać z faktury VAT?
Wystawianie i rozliczanie faktur to nieodłączny element każdego biznesu. Przyjdzie nam je zarówno wystawiać, jak i odbierać, na przykład w czasie zakupu materiałów niezbędnych do pracy. Z tego powodu posiadanie jednego, przejrzystego systemu ułatwiającego zarządzanie poszczególnymi stawkami podatku i wzorami dokumentów to podstawa sprawnego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Co ważne, wcale nie potrzebujemy do tego żadnego szczególnego programu – wzór faktury możemy przygotować samodzielnie, choć w przypadku dużej ilości dokumentów automatyzacja jest jak najbardziej wskazana.
Faktura VAT i bez VAT – czym się różnią?
Wzór faktury VAT różni się od faktury bez VAT tylko tym, że nie umieszczamy w nim podatku. To, z jakiego rodzaju rozliczenia możemy korzystać, zależy głównie od tego, w jaki sposób prowadzimy swoją firmę oraz jak duże dochody uzyskujemy. Jeżeli wartość sprzedaży w naszej firmie nie przekracza 200 000 zł, możemy rozliczać się jako podmiot zwolniony z VAT. W przypadku, gdy zarabiamy więcej, musimy pamiętać o przejściu na wzór faktury z wyszczególnionym podatkiem oraz dopilnować wszystkich innych ważnych kwestii z nim związanych.
Faktura wzory – czy wybór określonego szablonu ma znaczenie?
Automatyczna faktura wzory to niewątpliwie duże ułatwienie dla osób, które wystawiają ich wiele i muszą mieć pewność co do zachowania właściwej numeracji oraz innych danych. W programach przeznaczonych do wystawiania dokumentów tego typu parametry takie, jak daty wystawienia faktury, nabywcy towarów czy kwota opodatkowania zostaną uzupełnione automatycznie, co oszczędza czas oraz zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów (które później musimy skorygować przy użyciu osobnego dokumentu – faktury korygującej). Jeżeli jednak prowadzimy stosunkowo niewielką działalność i nie potrzebujemy narzędzia do wystawiania dziesiątek dokumentów dziennie, bez problemu możemy samodzielnie przygotować sobie wzór, jak i pobrać go z sieci. Nie ma tutaj żadnych wymagań, tak długo jak na wystawionym dokumencie znajdą się wszystkie niezbędne dane. Odręczna faktura bez VAT wzory jest wygodna, jeżeli nie musimy zarządzać wieloma dokumentami w skali roku.
Wzór faktury – jaki powinien być?
Wystawienie faktury wiąże się z umieszczeniem na niej odpowiednich informacji. Niezbędne będą dane zarówno nasze, jak i drugiej strony (nabywcy lub sprzedającego), zakres wykonanych usług, cena towaru lub usługi netto, jak i brutto, właściwe kwoty podatku wyrażone procentem oraz liczbą, a także data wystawienia dokumentu. Co ważne, musimy pamiętać o tym, że obecnie musimy wystawić fakturę w dniu zakupu, co zwykle wiąże się z tym, że musimy o niej wiedzieć już w momencie tworzenia paragonu lub innego dowodu zakupu. Jest to istotne zarówno w przypadku, gdy to my obsługujemy klientów, jak i wtedy, gdy sami jesteśmy obsługiwani. Ze względu na tak dużą ilość ważnych informacji dobrą praktyką jest, aby wzory faktur były proste i przejrzyste – dzięki temu sami się w nich nie pogubimy, będzie nam łatwo wystawić korektę w razie potrzeby, a sam odbiorca również będzie mógł ją łatwo rozliczyć.
Na co zwrócić uwagę wybierając wzór na fakturę VAT?
Wybierając wzór faktury – zarówno z VAT, jak i bez VAT – powinniśmy przede wszystkim upewnić się, że z dokumentem będzie się nam wygodnie pracować. Jeżeli korzystamy z oprogramowania rozliczającego i generującego faktury, warto sprawdzić jakie mamy możliwości w zakresie personalizacji szablonu. W każdym powinna znaleźć się data wystawienia, wartość dostarczonych towarów, dane sprzedającego i kupującego oraz wskazane wartości podatku. Nie możemy również zapomnieć o miejscach na podpis i pieczątkę – także w sytuacji, gdy faktury planujemy przesyłać w formie elektronicznej.
Rozporządzenie Ministra Finansów nie wskazuje żadnego konkretnego wzoru dokumentu dla faktury, jednak jasno wyjaśnia, jakie dane muszą się na niej znaleźć. Niezależnie od tego, czy interesuje nas faktura uproszczona, z podatkiem czy bez, musimy upewnić się, że wybrany wzór spełnia wszystkie niezbędne wymogi formalne. Dzięki temu nie tylko będziemy mieć porządek w firmowej dokumentacji, ale również nie narazimy się na problemy w przypadku kontroli z urzędu skarbowego.