Umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą to popularne rozwiązanie, szczególnie w relacjach rodzinnych, gdy rodzice udostępniają dziecku nieruchomość do prowadzenia biznesu lub między małżonkami. Choć sama konstrukcja umowy wydaje się prosta – jedna strona oddaje drugiej lokal do bezpłatnego używania – konsekwencje podatkowe mogą być zaskakująco złożone. Przedsiębiorca korzystający z użyczonego lokalu staje przed wieloma wyzwaniami podatkowymi, dotyczącymi możliwości rozliczania kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości, traktowania takiej umowy w kontekście podatku dochodowego czy potencjalnego przychodu podlegającego opodatkowaniu. W artykule analizujemy skutki podatkowe umowy użyczenia lokalu z perspektywy zarówno użyczającego, jak i biorącego w użyczenie.
Czym jest umowa użyczenia lokalu i jej podstawowe cechy
Umowa użyczenia to szczególny rodzaj umowy, w której użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu na bezpłatne używanie oddanej mu rzeczy przez określony czas. W przypadku lokali na działalność gospodarczą oznacza to, że właściciel nieruchomości udostępnia przedsiębiorcy pomieszczenie bez pobierania jakiegokolwiek czynszu.
Kluczowe cechy umowy użyczenia lokalu to:
- Bezpłatność – w przeciwieństwie do najmu, użyczenie nie przewiduje żadnej formy odpłatności
- Czasowy charakter – może być zawarta na czas określony lub nieokreślony
- Forma – może być zawarta ustnie, choć dla celów dowodowych i podatkowych zdecydowanie zaleca się formę pisemną
- Obowiązki stron – biorący w użyczenie ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej
Warto podkreślić, że bezpłatność jest konstytutywną cechą umowy użyczenia. Jeśli strony ustalą jakąkolwiek formę odpłatności, umowa automatycznie zmienia swój charakter na najem lub dzierżawę, co diametralnie zmienia jej skutki podatkowe.
Umowa użyczenia regulowana jest przepisami art. 710-719 Kodeksu cywilnego. W przeciwieństwie do popularniejszej umowy najmu, użyczenie ma charakter nieodpłatny, co stanowi jej fundamentalną cechę i główne źródło specyficznych konsekwencji podatkowych.
Skutki podatkowe dla użyczającego lokal
Właściciel lokalu udostępniający go na podstawie umowy użyczenia musi rozważyć kilka istotnych aspektów podatkowych:
Podatek dochodowy
Z perspektywy podatku dochodowego, użyczenie lokalu nie generuje przychodu dla użyczającego, ponieważ nie otrzymuje on żadnych świadczeń pieniężnych. Sprawa komplikuje się jednak, gdy użyczającym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, a biorącym w użyczenie jest przedsiębiorca.
W takiej sytuacji organy podatkowe mogły wcześniej argumentować, że dochodzi do uzyskania nieodpłatnego świadczenia przez przedsiębiorcę, którego wartość powinna być określona na poziomie rynkowym. Obecnie dominuje jednak korzystna dla podatników interpretacja, że samo użyczenie lokalu nie generuje przychodu podatkowego dla użyczającego, o ile nie jest to działanie mające na celu obejście przepisów podatkowych.
Podatek VAT
W zakresie VAT, nieodpłatne użyczenie lokalu co do zasady nie podlega opodatkowaniu, ponieważ nie stanowi odpłatnej dostawy towarów ani odpłatnego świadczenia usług w rozumieniu ustawy o VAT. Jednak warto pamiętać o istotnym wyjątku – jeśli użyczający jest czynnym podatnikiem VAT i miał prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z tym lokalem, nieodpłatne udostępnienie może zostać uznane za czynność opodatkowaną VAT.
W praktyce, jeśli lokal nie był wykorzystywany wcześniej w działalności opodatkowanej VAT lub użyczający nie odliczał VAT związanego z tym lokalem, użyczenie pozostaje neutralne podatkowo.
Podatek od nieruchomości
Użyczenie lokalu nie zmienia zasad opodatkowania podatkiem od nieruchomości. Obowiązek podatkowy nadal ciąży na właścicielu nieruchomości. Należy jednak zwrócić uwagę na potencjalną zmianę stawki podatku – jeśli lokal zostaje przekwalifikowany na związany z działalnością gospodarczą, stawka podatku może znacząco wzrosnąć. Samo użyczenie lokalu przedsiębiorcy nie oznacza automatycznie, że nieruchomość staje się związana z działalnością gospodarczą – kluczowe jest faktyczne wykorzystywanie nieruchomości do prowadzenia tej działalności.
Skutki podatkowe dla przedsiębiorcy (biorącego w użyczenie)
Z perspektywy przedsiębiorcy korzystającego z użyczonego lokalu, najważniejsze konsekwencje podatkowe dotyczą możliwości rozliczania kosztów związanych z tym lokalem.
Rozliczanie kosztów utrzymania lokalu
Przedsiębiorca korzystający z użyczonego lokalu może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z bieżącym utrzymaniem i eksploatacją tego lokalu, o ile są one ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Dotyczy to w szczególności:
- Opłat za media (prąd, gaz, woda, internet)
- Kosztów drobnych napraw i konserwacji
- Wydatków na sprzątanie i utrzymanie czystości
- Opłat komunalnych (jeśli zgodnie z umową obciążają biorącego w użyczenie)
Podstawą uznania tych wydatków za koszty podatkowe jest ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca powinien posiadać dokumenty potwierdzające poniesienie tych wydatków, najlepiej wystawione na niego jako nabywcę usług czy towarów.
Nakłady na lokal i ich amortyzacja
Bardziej złożona jest kwestia nakładów inwestycyjnych na użyczony lokal. Jeśli przedsiębiorca dokonuje ulepszeń w użyczonym lokalu (np. remont generalny, modernizacja instalacji), które zwiększają wartość lokalu, takie nakłady mogą być traktowane jako inwestycje w obcym środku trwałym i podlegać amortyzacji.
Zgodnie z przepisami, nakłady na obce środki trwałe amortyzuje się przez okres umowy, nie krócej jednak niż przez 10 lat. W przypadku umowy zawartej na czas nieokreślony, zaleca się określenie przewidywanego okresu korzystania z lokalu dla celów amortyzacji.
Kluczowe jest jednak, aby nakłady te były odpowiednio udokumentowane i rozgraniczone od bieżących kosztów utrzymania. Organy podatkowe często kwestionują możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na remonty i modernizacje użyczonych lokali, szczególnie gdy umowa użyczenia zawarta jest między osobami powiązanymi (np. członkami rodziny).
Nieodpłatne świadczenia a przychód
Z perspektywy biorącego w użyczenie, korzystanie z bezpłatnie udostępnionego lokalu może teoretycznie stanowić nieodpłatne świadczenie, które powinno być rozpoznane jako przychód. Jednak praktyka orzecznicza w tej kwestii ewoluowała na korzyść podatników.
Obecnie dominuje stanowisko, że samo użyczenie lokalu na potrzeby działalności gospodarczej nie generuje przychodu u biorącego w użyczenie, jeśli użyczenie nie ma charakteru wynagrodzenia za świadczone usługi lub nie jest elementem szerszego schematu mającego na celu unikanie opodatkowania.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 kwietnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.147.2021.2.MK) potwierdza, że samo użyczenie lokalu na potrzeby działalności gospodarczej nie generuje przychodu u przedsiębiorcy korzystającego z lokalu.
Umowa użyczenia między podmiotami powiązanymi
Szczególną uwagę należy zwrócić na umowy użyczenia zawierane między podmiotami powiązanymi, np. między członkami rodziny czy między spółką a jej udziałowcem. W takich przypadkach organy podatkowe badają transakcje ze zwiększoną dokładnością, poszukując potencjalnych nadużyć.
Jeśli umowa użyczenia jest zawierana między osobami powiązanymi (np. rodzic użycza lokal dziecku prowadzącemu działalność gospodarczą), warto zadbać o:
- Prawidłowe sporządzenie pisemnej umowy z jasno określonymi prawami i obowiązkami stron
- Precyzyjne określenie, które koszty ponosi użyczający, a które biorący w użyczenie
- Dokumentowanie faktycznego wykorzystania lokalu na potrzeby działalności gospodarczej
- Rozgraniczenie sfery prywatnej od biznesowej (szczególnie istotne przy użyczeniu części domu mieszkalnego)
W relacjach między podmiotami powiązanymi istnieje wyższe ryzyko zakwestionowania umowy przez organy podatkowe, które mogą doszukiwać się ukrytych korzyści majątkowych. Dlatego tak ważne jest, aby umowa użyczenia odzwierciedlała rzeczywisty zamiar stron i była realizowana zgodnie z jej postanowieniami.
Praktyczne wskazówki i rekomendacje
Na podstawie analizy skutków podatkowych umowy użyczenia lokalu na działalność gospodarczą, można sformułować następujące rekomendacje:
Dla użyczającego:
- Zawsze sporządzaj umowę użyczenia w formie pisemnej, określając precyzyjnie prawa i obowiązki stron
- Rozważ konsekwencje podatkowe przed zawarciem umowy, szczególnie w zakresie podatku od nieruchomości
- Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, przeanalizuj wpływ użyczenia na prawo do odliczenia podatku naliczonego
- W przypadku powiązań rodzinnych, zachowaj dokumentację potwierdzającą rzeczywisty charakter umowy
Dla biorącego w użyczenie:
- Zadbaj o precyzyjne określenie w umowie, które koszty związane z lokalem będziesz ponosić
- Dokumentuj wszystkie wydatki związane z użyczonym lokalem, najlepiej fakturami wystawionymi na firmę
- Rozgraniczaj bieżące koszty utrzymania od nakładów o charakterze inwestycyjnym
- W przypadku znaczących nakładów na lokal, rozważ uzyskanie interpretacji indywidualnej dotyczącej ich amortyzacji
- Upewnij się, że lokal jest faktycznie wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej
Umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą, choć z pozoru prosta, wymaga starannego przygotowania i analizy skutków podatkowych. Właściwe skonstruowanie umowy i przestrzeganie jej postanowień to klucz do bezpiecznego korzystania z tej formy udostępnienia nieruchomości. Dzięki temu można uniknąć problemów w razie kontroli podatkowej i w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje ta forma udostępnienia nieruchomości na cele biznesowe.