Nota obciążeniowa to dokument, który często wywołuje wiele pytań wśród przedsiębiorców. Kiedy należy ją wystawić? Jak prawidłowo ją sporządzić? Czym różni się od faktury? W tym poradniku krok po kroku wyjaśnię, jak poprawnie przygotować notę obciążeniową, w jakich sytuacjach powinieneś ją zastosować oraz jakie elementy powinna zawierać, aby była zgodna z przepisami.
Czym jest nota obciążeniowa i kiedy ją stosować
Nota obciążeniowa to dokument księgowy, który służy do obciążenia kontrahenta kosztami, które nie są bezpośrednio związane ze sprzedażą towarów czy usług. W przeciwieństwie do faktury, nota nie dokumentuje transakcji podlegającej VAT, co stanowi jej kluczową cechę odróżniającą.
Notę obciążeniową wystawiamy w następujących sytuacjach:
- Obciążenie karami umownymi za niedotrzymanie warunków umowy
- Rekompensata za szkody i straty poniesione w wyniku działań kontrahenta
- Obciążenie kosztami transportu czy przechowywania, jeśli nie były częścią pierwotnej umowy
- Naliczenie odsetek za zwłokę w płatnościach
- Obciążenie kosztami reklamacji, gdy odpowiedzialność leży po stronie kontrahenta
- Zwrot kosztów poniesionych w imieniu kontrahenta, które nie były przedmiotem podstawowej transakcji
Pamiętaj: Nota obciążeniowa nie zastępuje faktury. Jeśli dokumentujesz sprzedaż towarów lub usług objętych VAT, musisz wystawić fakturę.
Elementy, które musi zawierać prawidłowa nota obciążeniowa
Choć przepisy nie określają dokładnego wzoru noty obciążeniowej, dokument ten powinien być kompletny i precyzyjny, zawierając następujące elementy:
- Nazwę dokumentu: „Nota obciążeniowa” wraz z numerem
- Datę wystawienia
- Dane wystawcy (nazwa, adres, NIP)
- Dane odbiorcy (nazwa, adres, NIP)
- Szczegółowy opis powodu obciążenia
- Kwotę obciążenia
- Termin i sposób płatności
- Podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
Ważne: Dokładnie opisz powód wystawienia noty. Wyjaśnij, za co dokładnie obciążasz kontrahenta, podając podstawę prawną lub odwołując się do konkretnych zapisów umowy. Im bardziej szczegółowy opis, tym mniejsze ryzyko zakwestionowania zasadności noty przez odbiorcę.
Jak krok po kroku sporządzić notę obciążeniową
Oto jak prawidłowo przygotować notę obciążeniową:
- Wybierz odpowiedni szablon lub program do wystawienia noty (możesz skorzystać z gotowych wzorów w programach księgowych lub w Excelu)
- Nadaj nocie unikalny numer zgodny z przyjętą w firmie numeracją
- Wpisz datę wystawienia dokumentu
- Wprowadź kompletne dane wystawcy i odbiorcy
- Szczegółowo opisz powód wystawienia noty, np. „Kara umowna za niedotrzymanie terminu dostawy zgodnie z §5 umowy nr 12/2023 z dnia 15.01.2023”
- Wpisz kwotę obciążenia (pamiętaj, że nota obciążeniowa najczęściej nie zawiera VAT)
- Określ termin i sposób płatności
- Podpisz dokument lub opatrz go podpisem elektronicznym
Wskazówka: Zawsze zachowaj kopię wystawionej noty obciążeniowej w dokumentacji księgowej. W przypadku sporu będzie stanowić dowód podjętych działań i ułatwi dochodzenie należności.
Różnice między notą obciążeniową a fakturą
Wiele osób ma problem z rozróżnieniem, kiedy wystawić notę obciążeniową, a kiedy fakturę. Prawidłowy wybór dokumentu ma istotne konsekwencje podatkowe i księgowe. Oto kluczowe różnice:
| Nota obciążeniowa | Faktura |
|——————-|———|
| Dokumentuje obciążenia nie związane bezpośrednio ze sprzedażą | Dokumentuje sprzedaż towarów lub usług |
| Najczęściej nie zawiera VAT | Zawiera VAT (jeśli sprzedawca jest płatnikiem VAT) |
| Nie ma ściśle określonego wzoru w przepisach | Ma ściśle określone elementy wymagane przez przepisy |
| Stosowana przy karach umownych, odsetkach, odszkodowaniach | Stosowana przy sprzedaży towarów i usług |
| Nie podlega fiskalizacji | Podlega fiskalizacji i raportowaniu w JPK |
Jak księgować notę obciążeniową
Sposób księgowania noty obciążeniowej zależy od tego, czy jesteś jej wystawcą czy odbiorcą. Prawidłowe zaksięgowanie ma znaczenie dla rozliczeń podatkowych.
Księgowanie wystawionej noty obciążeniowej
- Wn „Rozrachunki z odbiorcami” (należność od kontrahenta)
- Ma „Pozostałe przychody operacyjne” lub inne konto przychodowe odpowiednie do charakteru obciążenia
Księgowanie otrzymanej noty obciążeniowej
- Wn „Pozostałe koszty operacyjne” lub inne konto kosztowe odpowiednie do charakteru obciążenia
- Ma „Rozrachunki z dostawcami” (zobowiązanie wobec kontrahenta)
Pamiętaj: W przypadku not dotyczących odsetek za zwłokę, księgowanie odbywa się na kontach przychodów lub kosztów finansowych. Dla not związanych z karami umownymi czy odszkodowaniami właściwe będą konta pozostałych przychodów lub kosztów operacyjnych.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu not obciążeniowych
Unikaj tych typowych błędów przy sporządzaniu not obciążeniowych, które mogą prowadzić do zakwestionowania dokumentu lub komplikacji księgowych:
- Wystawianie noty zamiast faktury przy sprzedaży towarów lub usług
- Brak precyzyjnego określenia powodu obciążenia
- Nieprawidłowe naliczenie kwoty obciążenia
- Brak odniesienia do umowy lub innej podstawy prawnej
- Wystawianie noty bez wcześniejszego poinformowania kontrahenta
- Niedostateczne udokumentowanie poniesionych kosztów lub strat
- Pomijanie istotnych elementów formalnych na dokumencie
Rada eksperta: Przed wystawieniem noty obciążeniowej warto skontaktować się z kontrahentem i poinformować go o zamiarze obciążenia. Taka praktyka może zapobiec późniejszym sporom i ułatwić egzekwowanie należności. Dobrze jest również przygotować dowody potwierdzające zasadność obciążenia.
Czy nota obciążeniowa jest wezwaniem do zapłaty?
Nota obciążeniowa sama w sobie nie jest formalnym wezwaniem do zapłaty, choć pełni podobną funkcję. Informuje kontrahenta o obciążeniu go określoną kwotą i oczekiwaniu jej uregulowania. Jeśli kontrahent nie ureguluje należności wynikającej z noty, warto wysłać formalne wezwanie do zapłaty, które jest pierwszym krokiem w procesie windykacji.
Warto pamiętać, że nota obciążeniowa:
- Dokumentuje roszczenie wobec kontrahenta
- Stanowi podstawę do żądania zapłaty
- Może być dowodem w ewentualnym postępowaniu sądowym
- Rozpoczyna bieg terminu przedawnienia roszczenia
Poprawnie sporządzona i uzasadniona nota obciążeniowa znacznie zwiększa szanse na odzyskanie należności. Jeśli kontrahent kwestionuje zasadność noty, warto podjąć próbę polubownego rozwiązania sporu przed skierowaniem sprawy na drogę sądową. Dobrze udokumentowane roszczenie znacząco wzmacnia pozycję w ewentualnym sporze.
Nota obciążeniowa to przydatne narzędzie w prowadzeniu działalności gospodarczej, które pomaga w rozliczeniach z kontrahentami w sytuacjach wykraczających poza standardową sprzedaż towarów i usług. Prawidłowo sporządzona nota obciążeniowa powinna zawierać wszystkie niezbędne elementy i jasno określać powód obciążenia. Pamiętaj, aby zawsze mieć podstawę prawną lub umowną do wystawienia noty, co znacznie ułatwi ewentualne dochodzenie należności i uchroni przed niepotrzebnymi sporami.