Zakupy na AliExpress stają się coraz popularniejsze nie tylko wśród konsumentów, ale również przedsiębiorców. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i chcesz rozliczyć zakupy z tej platformy w kosztach firmy, potrzebujesz odpowiedniej dokumentacji, w tym faktury VAT. W tym poradniku dowiesz się, jak krok po kroku uzyskać fakturę z AliExpress oraz jak prawidłowo rozliczyć takie zakupy z uwzględnieniem podatku VAT i ewentualnego cła.
Dlaczego warto uzyskać fakturę z AliExpress?
Uzyskanie faktury VAT z AliExpress to nie tylko formalność, ale istotny element prawidłowego prowadzenia księgowości w firmie. Pozyskanie takiego dokumentu daje Ci szereg korzyści:
- Możliwość legalnego wliczenia zakupu w koszty prowadzonej działalności
- Prawidłowe rozliczenie podatku VAT przy imporcie towarów
- Dokumentacja niezbędna przy odprawie celnej dla droższych zakupów
- Łatwiejsze dochodzenie praw konsumenckich w przypadku reklamacji
Pamiętaj: Od 1 lipca 2021 roku wszystkie przesyłki spoza UE, niezależnie od wartości, podlegają opodatkowaniu VAT, a te o wartości powyżej 150 euro również cłu. Bez odpowiedniej faktury możesz mieć trudności z prawidłowym rozliczeniem tych należności.
Jak zamówić fakturę VAT podczas zakupów na AliExpress
Najskuteczniejszym sposobem uzyskania faktury jest złożenie prośby już podczas składania zamówienia. Dzięki temu sprzedawca od razu będzie wiedział o Twoich potrzebach. Oto jak to zrobić krok po kroku:
- Dodaj wybrane produkty do koszyka i przejdź do płatności
- Na stronie podsumowania zamówienia znajdź opcję „Więcej opcji” lub „Uwagi do zamówienia”
- Wpisz jasną prośbę o fakturę VAT wraz z kompletnymi danymi firmy: pełna nazwa, dokładny adres oraz numer NIP
- Zaznacz opcję „Faktura na zakupy” jeśli jest dostępna w interfejsie
- Dokończ składanie zamówienia i dokonaj płatności
Ważne: Niektórzy sprzedawcy na AliExpress mogą nie być zaznajomieni z europejskimi wymogami dotyczącymi faktur. Upewnij się, że Twoja prośba jest jasno sformułowana i zawiera informację, że potrzebujesz dokumentu do celów podatkowych w UE.
Jak uzyskać fakturę po dokonaniu zakupu
Jeśli nie poprosiłeś o fakturę podczas składania zamówienia, nadal masz szansę ją uzyskać. Najlepiej zrobić to przed otrzymaniem przesyłki, ale często sprzedawcy są pomocni również po finalizacji transakcji:
- Zaloguj się na swoje konto AliExpress
- Przejdź do sekcji „Moje zamówienia”
- Znajdź interesujące Cię zamówienie i kliknij „Szczegóły zamówienia”
- Wybierz opcję „Skontaktuj się ze sprzedawcą”
- Napisz wiadomość z prośbą o fakturę VAT, podając wszystkie niezbędne dane firmowe
- Poczekaj na odpowiedź sprzedawcy – zwykle odpowiadają w ciągu 24-48 godzin
Alternatywnie, możesz również pobrać potwierdzenie zakupu bezpośrednio z platformy, co może być przydatne jako dokument pomocniczy:
- Przejdź do sekcji „Moje zamówienia”
- Znajdź zamówienie i kliknij „Szczegóły zamówienia”
- Wybierz opcję „Pobierz potwierdzenie zamówienia” (dostępne po finalizacji zakupu)
Wskazówka: Potwierdzenie zamówienia z AliExpress nie jest pełnoprawną fakturą VAT, ale może służyć jako dokument pomocniczy przy rozliczeniach. W przypadku kontroli skarbowej warto mieć komplet dokumentów potwierdzających transakcję, w tym potwierdzenie płatności.
Rozliczenie VAT i cła przy zakupach z AliExpress
Od lipca 2021 roku zasady rozliczania zakupów spoza UE zostały znacząco zmienione, co ma bezpośredni wpływ na przedsiębiorców dokonujących zakupów na AliExpress:
Przesyłki o wartości do 150 euro
- Podlegają opodatkowaniu VAT (23% w Polsce)
- Są zwolnione z opłat celnych
- VAT może być pobrany już na etapie zakupu (system IOSS – Import One-Stop Shop) lub przez operatora pocztowego przy doręczeniu
Przesyłki o wartości powyżej 150 euro
- Podlegają standardowemu opodatkowaniu VAT (23%)
- Podlegają również opłatom celnym, których wysokość zależy od rodzaju i pochodzenia towaru
- Wymagają formalnej odprawy celnej, co może wydłużyć czas dostawy
Przy odbiorze przesyłki o wyższej wartości najprawdopodobniej zostaniesz poproszony o dodatkowe dokumenty, w tym fakturę potwierdzającą rzeczywistą wartość zakupu. Brak takiej dokumentacji może skutkować opóźnieniami w odprawie celnej lub nawet wycenieniem towaru według uznania urzędu celnego.
Jak zaksięgować fakturę z AliExpress w firmie
Prawidłowe zaksięgowanie zakupu z AliExpress wymaga skrupulatnego podejścia i zgromadzenia odpowiedniej dokumentacji:
- Zbierz kompletną dokumentację: fakturę od sprzedawcy, potwierdzenie płatności, dokumenty odprawy celnej (jeśli dotyczy)
- W przypadku zakupów do 150 euro, gdzie VAT został już zapłacony przy zakupie (system IOSS):
- Zaksięguj fakturę jako zakup zagraniczny
- VAT zapłacony przy zakupie możesz zaliczyć do podatku naliczonego, pod warunkiem posiadania odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej jego uiszczenie
- W przypadku zakupów, gdzie VAT płacisz przy odbiorze:
- Zaksięguj wartość netto jako koszt firmy
- Zaksięguj VAT zapłacony przy odbiorze jako podatek naliczony
- Zachowaj dokument od operatora pocztowego potwierdzający zapłatę VAT – to kluczowy dokument przy rozliczeniu
- Dla zakupów powyżej 150 euro:
- Zaksięguj wartość netto towaru jako koszt
- Zaksięguj zapłacony VAT jako podatek naliczony
- Opłaty celne dolicza się do wartości towaru, zwiększając podstawę kosztową
Uwaga: Aby skutecznie odliczyć VAT od zakupów z AliExpress, musisz posiadać dokument jednoznacznie potwierdzający jego zapłatę, np. dokument z urzędu celnego lub od operatora pocztowego. Sam wydruk z platformy AliExpress zazwyczaj nie jest wystarczający dla urzędu skarbowego.
Najczęstsze problemy i ich rozwiązania
Sprzedawca odmawia wystawienia faktury
Jeśli sprzedawca nie chce wystawić faktury, nie poddawaj się od razu. Wypróbuj te sprawdzone metody:
- Wyjaśnij szczegółowo, że faktura jest Ci niezbędna do celów podatkowych w kraju UE
- Zaproponuj prostszy format faktury zawierający tylko najważniejsze informacje: dane sprzedawcy, dane kupującego, listę produktów z cenami, datę transakcji
- W ostateczności wykorzystaj potwierdzenie zamówienia, zrzut ekranu z platformy i potwierdzenie płatności jako dokumentację pomocniczą
Faktura nie spełnia wymogów formalnych
Często zdarza się, że otrzymana faktura nie spełnia wszystkich polskich wymogów formalnych. W takiej sytuacji:
- Poproś sprzedawcę o korektę, precyzyjnie wskazując brakujące elementy
- W przypadku braku reakcji, sporządź notatkę uzupełniającą do dokumentacji, zawierającą wszystkie brakujące informacje
- Skonsultuj się z księgowym w sprawie możliwości wykorzystania takiej faktury – często istnieją dopuszczalne rozwiązania alternatywne
Problemy z odprawą celną
Komplikacje przy odprawie celnej mogą znacząco opóźnić dostawę. Aby je zminimalizować:
- Przygotuj z wyprzedzeniem wszystkie dostępne dokumenty: fakturę, potwierdzenie płatności i szczegółowy opis towaru
- Bądź w kontakcie z operatorem logistycznym obsługującym przesyłkę – często mogą doradzić najlepsze rozwiązanie
- W razie potrzeby poproś sprzedawcę o pilne przesłanie dodatkowych dokumentów potwierdzających wartość i pochodzenie towaru
Prawidłowe uzyskanie i rozliczenie faktury VAT z AliExpress wymaga pewnego zaangażowania, ale pozwala na legalne włączenie tych zakupów w koszty firmy i odliczenie podatku VAT. Pamiętaj, że przepisy dotyczące importu z krajów trzecich regularnie się zmieniają, dlatego zawsze warto konsultować się z księgowym w przypadku wątpliwości. Dzięki starannemu podejściu do dokumentacji unikniesz problemów podczas ewentualnej kontroli skarbowej i zmaksymalizujesz korzyści podatkowe dla swojej firmy.