Dokument WZ – podstawowe informacje
WZ to skrót od „Wydanie Zewnętrzne” – dokument magazynowy potwierdzający wydanie towaru z magazynu na zewnątrz firmy. Jest to dowód wewnętrzny przedsiębiorstwa, który potwierdza przekazanie określonych produktów odbiorcy. Dokument WZ nie jest uregulowany przepisami prawa podatkowego, co oznacza, że nie ma jednego obowiązującego wzoru – każda firma może stworzyć własny format, pod warunkiem, że zawiera on wszystkie niezbędne informacje.
Podstawową funkcją dokumentu WZ jest potwierdzenie wydania towaru z magazynu i jego przyjęcia przez odbiorcę. Stanowi on swego rodzaju dowód na to, że określone produkty zostały przekazane konkretnej osobie lub firmie. Jest to szczególnie istotne w przypadku, gdy wydanie towaru i wystawienie faktury nie następują jednocześnie.
Należy wyraźnie odróżnić dokument WZ od faktury. Faktura jest dokumentem księgowym, który potwierdza sprzedaż i stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych. WZ natomiast jest dokumentem magazynowym, który potwierdza jedynie fizyczne wydanie towaru. Innym podobnym dokumentem jest PZ (Przyjęcie Zewnętrzne), który stosuje się przy przyjmowaniu towarów do magazynu.
Ciekawostka: Choć dokument WZ nie jest wymagany przez przepisy podatkowe, stał się standardem w praktyce gospodarczej, a jego stosowanie znacząco usprawnia procesy logistyczne i księgowe w firmach.
Kiedy stosujemy dokument WZ?
Dokument WZ wystawiamy w sytuacjach, gdy towar opuszcza magazyn przedsiębiorstwa. Najczęstsze przypadki to:
- Sprzedaż towaru, gdy faktura będzie wystawiona później (np. zbiorcza faktura na koniec miesiąca)
- Wydanie towaru do konsygnacji
- Wydanie próbek produktów
- Przemieszczenie towarów między magazynami firmy
- Wydanie towaru do naprawy lub przetworzenia
Choć przepisy nie nakładają bezwzględnego obowiązku stosowania dokumentu WZ, jego wystawianie jest dobrą praktyką biznesową. Pomaga w kontroli przepływu towarów i stanowi dodatkowe zabezpieczenie w przypadku ewentualnych sporów dotyczących dostawy.
Warto pamiętać, że w przypadku transakcji z konsumentami (B2C) dokument WZ stosuje się rzadziej, gdyż zazwyczaj wydanie towaru i wystawienie paragonu lub faktury następują jednocześnie. Natomiast w relacjach biznesowych (B2B) jest to powszechna praktyka, szczególnie przy regularnej współpracy.
Elementy dokumentu WZ
Prawidłowo wypełniony dokument WZ powinien zawierać szereg istotnych informacji, które można podzielić na kilka głównych sekcji.
Dane podstawowe
Ta część dokumentu zawiera informacje identyfikacyjne, które są niezbędne do określenia stron transakcji oraz samego dokumentu:
– Numer dokumentu WZ (najczęściej w formacie WZ/rok/miesiąc/numer)
– Data wystawienia dokumentu
– Data wydania towaru (jeśli różni się od daty wystawienia)
– Dane wystawcy (sprzedawcy): nazwa firmy, adres, NIP
– Dane odbiorcy: nazwa firmy lub osoby, adres, NIP (w przypadku firm)
– Miejsce wydania towaru (jeśli różni się od adresu wystawcy)
– Sposób dostawy/transportu oraz dane dotyczące przewoźnika (jeśli dotyczy)
Informacje o towarach
W tej części wyszczególniamy wszystkie wydawane produkty:
– Lp. (liczba porządkowa)
– Nazwa towaru lub usługi
– Kod/symbol towaru (jeśli jest stosowany w firmie)
– Jednostka miary (sztuki, kilogramy, litry itp.)
– Ilość wydawanego towaru
– Cena jednostkowa (opcjonalnie, często pomijana na WZ)
– Wartość (opcjonalnie, często pomijana na WZ)
– Uwagi dotyczące konkretnych pozycji (np. informacja o uszkodzeniach)
Podpisy i potwierdzenia
Ta część służy do potwierdzenia prawidłowości dokumentu i faktycznego przekazania towarów:
– Podpis osoby wydającej towar
– Podpis osoby upoważnionej do odbioru towaru
– Pieczątka firmowa (jeśli stosowana)
– Ewentualne adnotacje o stanie towaru przy odbiorze
– Data faktycznego odbioru towaru
Ważne jest, aby dokument WZ był podpisany przez odbiorcę. Podpis odbiorcy stanowi potwierdzenie, że towar został faktycznie przekazany w określonej ilości i jakości, co może być kluczowe w przypadku ewentualnych reklamacji lub sporów.
Jak prawidłowo wypełnić dokument WZ?
Wypełnienie dokumentu WZ nie jest skomplikowane, ale wymaga dokładności i zwrócenia uwagi na kilka istotnych elementów. Oto instrukcja krok po kroku:
1. Nadaj unikalny numer dokumentowi – najczęściej stosuje się format WZ/rok/miesiąc/numer kolejny, np. WZ/2023/10/001.
2. Wpisz datę wystawienia dokumentu oraz datę wydania towaru (jeśli są różne).
3. Uzupełnij dane wystawcy (twojej firmy) – pełna nazwa, adres, NIP.
4. Wpisz dane odbiorcy – nazwa firmy lub osoby, adres, NIP (w przypadku firm).
5. W tabeli towarowej dla każdej pozycji wpisz:
– Numer porządkowy
– Dokładną nazwę towaru
– Jednostkę miary
– Ilość
– Ewentualnie cenę i wartość (jeśli stosujemy na WZ)
6. Jeśli używasz gotowego formularza, upewnij się, że wszystkie pola są wypełnione lub wykreślone, jeśli nie mają zastosowania.
7. Podpisz dokument jako osoba wydająca towar.
8. Uzyskaj podpis osoby odbierającej towar.
9. Sporządź dokument w co najmniej dwóch egzemplarzach – jeden dla wystawcy, drugi dla odbiorcy.
Najczęstsze błędy przy wypełnianiu dokumentu WZ to:
– Brak podpisu odbiorcy, co może podważyć wartość dowodową dokumentu
– Niedokładne opisanie wydawanych towarów
– Niezgodność ilości towaru z faktycznym stanem
– Brak daty lub numeru dokumentu
– Nieczytelne wypełnienie dokumentu
Praktyczna rada: Zawsze sporządzaj dokument WZ w co najmniej dwóch egzemplarzach i upewnij się, że odbiorca podpisał wszystkie kopie. Jeśli korzystasz z kuriera, warto dołączyć do przesyłki kopertę zwrotną z prośbą o odesłanie podpisanego egzemplarza.
WZ w obiegu dokumentów firmowych
Dokument WZ odgrywa istotną rolę w całym obiegu dokumentów firmowych, szczególnie w powiązaniu z fakturami. W typowym scenariuszu, najpierw wystawiany jest dokument WZ przy fizycznym wydaniu towaru, a następnie na jego podstawie wystawiana jest faktura sprzedaży.
Na fakturze często umieszcza się informację o numerze dokumentu WZ, co pozwala na łatwe powiązanie obu dokumentów. Jest to szczególnie przydatne przy fakturach zbiorczych, obejmujących wiele dostaw potwierdzonych oddzielnymi dokumentami WZ.
Zgodnie z przepisami, dokumenty WZ należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione. Warto jednak pamiętać, że w przypadku kontroli podatkowej czy sporu z kontrahentem, dokument WZ może stanowić istotny dowód potwierdzający faktyczne wydanie towaru.
Coraz więcej firm przechodzi na elektroniczne wersje dokumentu WZ, co usprawnia proces obiegu dokumentów i zmniejsza ilość papierowej dokumentacji. Elektroniczny dokument WZ może być generowany przez system magazynowy lub księgowy i przesyłany do odbiorcy drogą elektroniczną. Należy jednak pamiętać, że w przypadku elektronicznej wersji dokumentu WZ również konieczne jest potwierdzenie odbioru towaru, np. poprzez podpis elektroniczny lub inną formę autoryzacji.
Praktyczne porady i rozwiązywanie problemów
W codziennej praktyce biznesowej mogą pojawić się różne wyzwania związane z dokumentami WZ. Oto kilka praktycznych porad i rozwiązań typowych problemów:
Problem: Brak podpisu odbiorcy na dokumencie WZ.
Rozwiązanie: Jeśli korzystasz z usług kuriera, poproś o usługę doręczenia za potwierdzeniem odbioru. Alternatywnie, możesz dołączyć do przesyłki kopertę zwrotną z prośbą o odesłanie podpisanego egzemplarza WZ.
Problem: Niezgodność między ilością towaru na WZ a faktycznym stanem.
Rozwiązanie: W przypadku wykrycia rozbieżności, odbiorca powinien zaznaczyć to na dokumencie WZ przed podpisaniem. Następnie należy wyjaśnić przyczynę rozbieżności i ewentualnie skorygować dokumenty.
Problem: Potrzeba wystawienia dokumentu WZ, a nie masz gotowego druku.
Rozwiązanie: Wzory dokumentu WZ można znaleźć w internecie do bezpłatnego pobrania w formatach PDF, Word czy Excel. Można również stworzyć własny wzór, dbając o to, by zawierał wszystkie niezbędne elementy.
Problem: Trudności z powiązaniem WZ z fakturą.
Rozwiązanie: Zawsze umieszczaj na fakturze informację o numerach dokumentów WZ, których dotyczy. Ułatwi to identyfikację i powiązanie dokumentów.
Warto również rozważyć korzystanie z oprogramowania do zarządzania magazynem lub systemów ERP, które automatyzują proces wystawiania dokumentów WZ i ich powiązania z fakturami. Takie rozwiązanie znacząco usprawnia pracę, minimalizuje ryzyko błędów i ułatwia kontrolę przepływu towarów.
Dokument WZ, choć nie jest wymagany przez przepisy podatkowe, stanowi ważny element dokumentacji firmowej. Prawidłowe jego wypełnianie i stosowanie pomaga w utrzymaniu porządku w gospodarce magazynowej, ułatwia rozliczenia z kontrahentami i może stanowić istotny dowód w przypadku ewentualnych sporów. Warto więc zadbać o to, by dokumenty WZ były wystawiane zgodnie z dobrymi praktykami i zawierały wszystkie niezbędne informacje.