Faktura korygująca to dokument, który pozwala na wprowadzenie zmian w wystawionej wcześniej fakturze. Prawidłowe jej wypełnienie jest kluczowe dla zachowania porządku w dokumentacji księgowej i uniknięcia problemów z organami skarbowymi. W tym poradniku pokażę, jak krok po kroku przygotować poprawną fakturę korygującą, jakie elementy musi zawierać oraz w jakich sytuacjach należy ją wystawić.
Kiedy wystawić fakturę korygującą?
Fakturę korygującą wystawiamy w następujących sytuacjach:
- Zmiana ceny towaru lub usługi (podwyższenie lub obniżenie)
- Udzielenie rabatu po wystawieniu faktury pierwotnej
- Zwrot towaru przez nabywcę
- Anulowanie całej transakcji
- Błędy w danych nabywcy lub sprzedawcy
- Błędna stawka VAT lub inne pomyłki rachunkowe
- Zmiana ilości dostarczonych towarów lub zakresu usług
Pamiętaj! Faktura korygująca musi odnosić się do konkretnej faktury pierwotnej i wyraźnie wskazywać, które elementy są korygowane.
Niezbędne elementy faktury korygującej
Zgodnie z przepisami, prawidłowa faktura korygująca musi zawierać:
- Wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA” – umieszczone w widocznym miejscu dokumentu
- Numer kolejny faktury korygującej
- Datę wystawienia faktury korygującej
- Dane sprzedawcy i nabywcy (identyczne jak na fakturze pierwotnej)
- Numer faktury pierwotnej, do której odnosi się korekta
- Datę wystawienia faktury pierwotnej
- Przyczynę korekty – jasno i precyzyjnie określoną
- Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą
- Informacje, które ulegają zmianie (np. cena jednostkowa, wartość)
- Dane przed korektą (z faktury pierwotnej)
- Dane po korekcie (prawidłowe wartości)
- Różnicę wynikającą z korekty (kwota zwiększenia lub zmniejszenia)
- Podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury korygującej
Jak krok po kroku wypełnić fakturę korygującą
Przygotowanie poprawnej faktury korygującej wymaga dokładności i znajomości kilku podstawowych zasad. Oto instrukcja krok po kroku:
- Wybierz odpowiedni wzór faktury korygującej (możesz skorzystać z programu księgowego, szablonu Excel lub gotowego druku)
- Wpisz wyraźnie oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” na górze dokumentu
- Nadaj numer kolejny faktury korygującej zgodnie z przyjętą numeracją w firmie
- Wpisz datę wystawienia faktury korygującej
- Uzupełnij dane sprzedawcy i nabywcy (identyczne jak na fakturze pierwotnej)
- Wpisz numer i datę faktury pierwotnej, której dotyczy korekta
- Określ przyczynę korekty (np. „zwrot towaru”, „błędna cena”, „rabat”)
- W tabeli korygującej wpisz:
- Nazwę towaru/usługi, której dotyczy korekta
- Dane z faktury pierwotnej (ilość, cena jednostkowa, wartość netto, VAT, wartość brutto)
- Dane po korekcie (prawidłowe wartości)
- Różnicę wynikającą z korekty (ze znakiem minus przy zmniejszeniu wartości)
- Podlicz wszystkie wartości i dokładnie sprawdź poprawność wyliczeń
- Podpisz fakturę korygującą lub opatrz ją podpisem elektronicznym
Wskazówka: Jeśli korekta dotyczy tylko części pozycji z faktury pierwotnej, w tabeli korygującej umieść tylko te pozycje, które ulegają zmianie. Ułatwi to odbiorcy zrozumienie zakresu wprowadzonych korekt.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur korygujących
Podczas wystawiania faktur korygujących przedsiębiorcy często popełniają następujące błędy:
- Brak wyraźnego oznaczenia dokumentu jako faktury korygującej
- Nieprawidłowe odwołanie do faktury pierwotnej (błędny numer lub data)
- Brak wskazania przyczyny korekty lub jej niejasne określenie
- Nieuwzględnienie wszystkich elementów, które powinny być skorygowane
- Błędne wyliczenie różnic wynikających z korekty
- Nieprawidłowe zastosowanie stawek VAT
- Brak podpisu osoby uprawnionej do wystawienia faktury
- Niespójność danych z faktury pierwotnej i korygującej
Unikaj tych błędów! Nieprawidłowo wystawiona faktura korygująca może zostać zakwestionowana przez organy podatkowe, co może prowadzić do problemów z rozliczeniem VAT i potencjalnych kar finansowych.
Faktura korygująca w formie elektronicznej
Obecnie coraz więcej firm korzysta z elektronicznych systemów fakturowania. Wystawianie faktur korygujących w formie elektronicznej jest równie ważne i wymaga spełnienia tych samych wymogów formalnych co faktury papierowe.
Przy wystawianiu e-faktury korygującej:
- Korzystaj z odpowiedniego programu księgowego lub platformy do fakturowania
- Upewnij się, że system automatycznie oznacza dokument jako fakturę korygującą
- Sprawdź, czy wszystkie wymagane elementy są uwzględnione w szablonie
- Zachowaj fakturę w formacie, który zapewnia niezmienność treści (np. PDF)
- Pamiętaj o elektronicznym podpisie lub innej formie uwierzytelnienia dokumentu
- Zadbaj o bezpieczne i zgodne z przepisami przechowywanie elektronicznych kopii dokumentów
Terminy wystawienia i przesłania faktury korygującej
Prawidłowe zarządzanie terminami przy fakturach korygujących jest kluczowe dla poprawnych rozliczeń podatkowych:
- Fakturę korygującą należy wystawić niezwłocznie po stwierdzeniu pomyłki lub zaistnieniu okoliczności uzasadniających korektę
- W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, fakturę korygującą należy wystawić nie później niż w terminie 45 dni od dnia uzgodnienia warunków obniżki
- Fakturę korygującą należy dostarczyć nabywcy w możliwie najkrótszym czasie
- Przy korektach zmniejszających VAT, sprzedawca może rozliczyć korektę po udokumentowaniu uzgodnienia warunków obniżki z nabywcą
- W przypadku korekt zwiększających VAT, rozliczenie następuje w okresie wystawienia faktury korygującej
Ważne! Od 2021 roku zmieniły się zasady rozliczania faktur korygujących in minus – nie jest już wymagane potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę, ale konieczne jest udokumentowanie uzgodnienia warunków obniżki. Może to być e-mail, protokół uzgodnień czy notatka służbowa.
Podsumowanie
Prawidłowe wystawienie faktury korygującej wymaga dokładności i znajomości przepisów. Przestrzeganie poniższych zasad uchroni Cię przed problemami z organami podatkowymi:
- Wystawiaj faktury korygujące tylko w uzasadnionych przypadkach
- Zawsze wyraźnie oznaczaj dokument jako fakturę korygującą
- Dokładnie wskazuj, której faktury pierwotnej dotyczy korekta
- Jasno określaj przyczynę korekty
- Precyzyjnie wyliczaj różnice wynikające z korekty
- Wystawiaj i przesyłaj faktury korygujące w odpowiednich terminach
- Przechowuj kopie faktur korygujących zgodnie z przepisami (5 lat)
- Regularnie aktualizuj swoją wiedzę o przepisach dotyczących faktur korygujących
Stosując się do powyższych wskazówek, zapewnisz prawidłowe rozliczenia z kontrahentami i unikniesz nieprzyjemnych konsekwencji ze strony urzędu skarbowego. Pamiętaj, że dobrze przygotowana dokumentacja księgowa to podstawa bezpiecznego prowadzenia działalności gospodarczej.