Wystawienie faktury korygującej to jeden z najważniejszych obowiązków podatkowych przedsiębiorcy, który musi skorygować dane na wcześniej wystawionej fakturze pierwotnej. Błędy mogą dotyczyć takich elementów jak kwoty podatku należnego, stawki podatku VAT, dane nabywcy, czy podstawy opodatkowania.
Czasem faktura korygująca wynika z udzielenia rabatu, obniżki ceny, zwrotu towarów lub świadczenia usług, a nawet sprzedaży zwolnionej z VAT. Niezależnie od przyczyny korekty, dokument korygujący musi zawierać prawidłową treść korygowanych pozycji oraz spełniać wszystkie wymagania przepisów ustawy o VAT.
W tym artykule pokażę Ci krok po kroku, jak wystawić fakturę korygującą zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiesz się m.in. kiedy korekta wpływa na kwotę korekty podatku należnego, jak ująć dacie wystawienia faktury korygującej, czym różni się nota korygująca od faktury korygującej oraz jakie dane musi zawierać faktura korygująca, aby zapewnić prawidłowe rozliczenie podatkowe.
Co to jest faktura korygująca?
Faktura korygująca to dokument, który wystawia się w celu poprawienia błędów lub zmian danych zawartych na fakturze pierwotnej. Korekta może dotyczyć m.in. kwoty podatku należnego, stawki podatku VAT, danych nabywcy, danych sprzedawcy, podstawy opodatkowania, czy pozycji faktury.
W praktyce najczęściej wystawienie faktury korygującej wynika z takich sytuacji jak udzielenie rabatu, obniżki ceny, zwrotu nabywcy całości lub części towarów, czy też błędnego wskazania stawki podatku i sprzedaży.
W przypadku faktury korygującej, bardzo ważne jest, aby dokument ten zawierał przyczynę korekty oraz odniesienie do faktury pierwotnej, której dotyczy korekta. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, faktura korygująca musi być wystawiona również wtedy, gdy dokonano zwrotu podatnikowi towarów, lub gdy następuje korekta podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego.
Faktura korygująca pełni zatem kluczową rolę w zapewnieniu prawidłowego rozliczenia podatkowego i musi być wystawiona zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o VAT, z zachowaniem odpowiedniej daty wystawienia, numeracji i kompletności danych.
Kiedy wystawia się fakturę korygującą a kiedy notę korygującą?
Choć faktura korygująca i nota korygująca mają podobne zastosowanie – oba dokumenty służą do poprawiania błędów na fakturze – ich użycie zależy od rodzaju korekty, jakiej chcemy dokonać.
Fakturę korygującą wystawia sprzedawca w sytuacjach, które mają wpływ na kwoty lub rozliczenia podatkowe. Dotyczy to m.in. zmiany podstawy opodatkowania, kwoty podatku należnego, stawek podatku VAT, czy sytuacji, w których dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty.
Taki dokument korygujący należy wystawić również wtedy, gdy korekta wpływa na dostawy towarów lub świadczenie usług, np. w przypadku udzielenia rabatu, obniżki ceny, anulowania transakcji lub błędnie naliczonych stawek VAT.
Z kolei nota korygująca może być wystawiona przez nabywcę – ale tylko wtedy, gdy korekta dotyczy elementów formalnych, które nie wpływają na rozliczenie podatku. Chodzi tu np. o błędy w danych identyfikacyjnych sprzedawcy, danych nabywcy, numerze faktury, czy nieprawidłowej dacie wystawienia.
Nota korygująca nie może jednak korygować takich pozycji jak kwoty podatku należnego, stawki podatku, czy przyczyna korekty – w takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
W praktyce przyjmuje się prostą zasadę: jeśli korekta dotyczy kwot, stawek lub rozliczeń podatkowych, trzeba wystawić fakturę korygującą. Jeśli dotyczy jedynie drobnych błędów formalnych – wystarczy nota korygująca.
Jak wystawić fakturę korygującą krok po kroku?
Krok 1: Zidentyfikuj błąd na oryginalnej fakturze
Zanim wystawisz fakturę korygującą, upewnij się, czego dotyczy korekta – może to być literówka, błędna kwota, stawka VAT, niewłaściwy opis produktu lub dane kontrahenta. Warto mieć pod ręką oryginalny dokument, który wymaga poprawy. Pamiętaj: nie wolno modyfikować już wystawionej faktury VAT – korektę można wprowadzić wyłącznie poprzez nowy dokument.
Krok 2: Wybierz odpowiedni rodzaj korekty w programie do fakturowania
Dobry program do fakturowania online umożliwia szybkie wystawienie faktury korygującej – wystarczy wybrać oryginalny dokument, a system automatycznie przygotuje nowy formularz z oznaczeniem „Faktura korygująca”. W nowoczesnych narzędziach często dostępne jest również automatyczne wypełnianie danych z faktury pierwotnej, co minimalizuje ryzyko błędów.
Krok 3: Uzupełnij dane z oryginalnej faktury
W fakturze korygującej musisz zawsze podać numer oraz datę wystawienia faktury pierwotnej, dane kontrahenta, a także numer korygujący. Programy do faktur zazwyczaj uzupełniają te informacje automatycznie, ale warto je sprawdzić przed zatwierdzeniem. To kluczowy element całego procesu, który zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami.
Krok 4: Wprowadź dane do korekty
W sekcji korekty podaj, które elementy ulegają zmianie – np. nową cenę jednostkową, poprawioną ilość, nową stawkę VAT lub zaktualizowany opis towaru. Program powinien jasno wskazywać zarówno wartości przed, jak i po korekcie. Dzięki temu dokument jest przejrzysty i nie budzi wątpliwości u kontrahenta ani w urzędzie skarbowym.
Krok 5: Podaj powód korekty
Każda faktura korygująca powinna zawierać krótkie uzasadnienie – np. „pomyłka w cenie”, „zwrot towaru”, „rabaty”. W niektórych przypadkach (np. przy fakturach korygujących w ramach KSeF) wpisanie powodu jest obowiązkowe. Dobrze, jeśli Twój program posiada gotowe szablony lub listę najczęściej używanych przyczyn.
Krok 6: Zapisz i wyślij fakturę korygującą
Po wprowadzeniu zmian zapisz dokument i wyślij go do klienta – najlepiej za pomocą systemu, który umożliwia wysyłkę z poziomu programu do fakturowania. W przypadku integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, dokument powinien być również automatycznie przekazany do KSeF. Wysyłka e-mailem lub udostępnienie faktury w chmurze to dziś standard w nowoczesnym fakturowaniu online.
Krok 7: Zarchiwizuj dokument i zaktualizuj księgowość
Na koniec zadbaj o to, by faktura korygująca została prawidłowo zarchiwizowana i zaksięgowana. Wiele programów oferuje automatyczne księgowanie, eksport do JPK i synchronizację z systemami księgowymi. Dzięki temu możesz mieć pewność, że korekta została poprawnie uwzględniona w dokumentacji firmy i nie wpłynie negatywnie na zarządzanie finansami.
Najczęstsze powody wystawienia faktury korygującej
Fakturę korygującą wystawia się w wielu różnych sytuacjach. Część z nich wynika z błędów technicznych przy wystawieniu faktury pierwotnej, inne zaś ze zmian warunków transakcji – takich jak udzielenie rabatu, zwrot towaru czy zmiana podstawy opodatkowania. Poniżej znajdziesz najczęstsze przypadki, kiedy konieczne jest wystawienie dokumentu korygującego.
Błąd w stawce podatku VAT
Częstym powodem wystawienia faktury korygującej jest zastosowanie niewłaściwej stawki podatku VAT. Może się to zdarzyć np. w przypadku błędnego przypisania stawki do konkretnego towaru lub usługi. W takim przypadku korekta dotyczy nie tylko stawki, ale i kwoty podatku należnego, a nawet podstawy opodatkowania, jeśli błąd miał wpływ na wartość netto.
Udzielenie rabatu lub obniżka ceny
Jeśli po sprzedaży towarów lub wykonaniu usługi przedsiębiorca zdecyduje się na udzielenie rabatu albo obniżkę ceny, konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Tego typu dokument pozwala na poprawne rozliczenie podatku i wykazanie niższej podstawy opodatkowania. Korekta może dotyczyć zarówno całości, jak i części zapłaty.
Zwrot towarów lub rezygnacja z usługi
Gdy nabywca towarów dokona zwrotu całości lub części zamówienia, albo wycofa się z usługi, konieczne jest wystawienie korekty. Faktura korygująca uwzględnia zmniejszenie wartości transakcji oraz odpowiednio pomniejsza kwotę podatku należnego. To typowa sytuacja, w której korekta wpływa na prawidłowe rozliczenie podatkowe.
Błąd w danych sprzedawcy lub nabywcy
Choć tego typu błędy często można skorygować notą korygującą, jeśli pomyłka wpływa na podstawę opodatkowania, rozliczenia VAT lub identyfikację stron transakcji, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej. Przykładem może być błędny NIP, nieprawidłowe dane adresowe lub pomyłka w nazwie firmy.
Zmiana terminu wykonania usługi lub dostawy
W niektórych przypadkach zmiana daty wykonania usługi lub dostarczenia towaru może wymagać korekty wcześniejszej faktury, szczególnie jeśli zmiana wpływa na datę powstania obowiązku podatkowego. Wówczas należy wystawić fakturę korygującą z uwzględnieniem nowych dat i aktualnych danych.
Zmiana podstawy opodatkowania po wystawieniu faktury
W przypadku, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej okaże się, że doszło do zmiany w zakresie podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Może to wynikać np. z błędnej klasyfikacji transakcji, uznania jej za sprzedaż zwolnioną lub zastosowania błędnej kwoty.
Jakie dane musi zawierać faktura korygująca?
Faktura korygująca to dokument, który służy do poprawienia wcześniej wystawionej faktury – zarówno w przypadku błędów formalnych (np. literówki w danych kontrahenta), jak i zmian w zakresie ceny, ilości, rabatów czy stawki VAT. Jej wystawienie jest obowiązkowe zawsze wtedy, gdy oryginalna faktura wymaga korekty.
Zgodnie z przepisami, faktura korygująca powinna zawierać zarówno dane z faktury pierwotnej, jak i informacje o dokonanej korekcie. Oto elementy, które muszą się na niej znaleźć:
Obowiązkowe dane na fakturze korygującej:
- numer faktury korygującej oraz data jej wystawienia,
- dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa firmy, adres, NIP),
- numer i data wystawienia faktury pierwotnej, której dotyczy korekta,
- przyczyna wystawienia korekty (np. „korekta ceny”, „korekta ilości”, „zwrot towaru”),
- opis przedmiotu transakcji (towarów lub usług), których dotyczy korekta,
- wartości przed i po korekcie: cena jednostkowa netto, stawka VAT, kwota VAT oraz wartość brutto,
- kwoty korekty (różnice) – czyli to, co uległo zmianie,
- podpisy nie są wymagane (faktura korygująca może być wystawiona elektronicznie),
- oznaczenie „Faktura korygująca”.
Warto również dodać, że w przypadku integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), faktura korygująca powinna być wystawiona w odpowiednim formacie ustrukturyzowanym i przesłana do systemu – tak jak każda inna faktura VAT. Dobre programy do faktur online automatyzują ten proces, umożliwiając szybkie wystawianie faktur korygujących z dowolnego miejsca.
Jak zaksięgować fakturę korygującą – porady dla księgowych
Faktura korygująca wymaga szczególnego podejścia księgowego, ponieważ wpływa na uprzednio zaksięgowane kwoty. Jej prawidłowe ujęcie w ewidencji zależy od tego, czego dotyczy korekta oraz w jakim momencie została wystawiona.
Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, jak poprawnie zaksięgować fakturę korygującą – zgodnie z aktualnymi przepisami i dobrą praktyką księgową.
1. Korekta „in minus” – czyli zmniejszenie wartości sprzedaży
Jeśli korekta dotyczy obniżenia podstawy opodatkowania (np. zwrotu towaru, rabatu, błędnie zawyżonej ceny), to zgodnie z przepisami należy ją ująć:
- po stronie sprzedawcy – w okresie, w którym otrzyma on potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę,
- po stronie nabywcy – w momencie otrzymania korekty.
W przypadku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, potwierdzenie odbioru nie jest już wymagane – korekta może być ujęta na bieżąco, w okresie jej wystawienia, co upraszcza cały proces.
2. Korekta „in plus” – czyli zwiększenie wartości sprzedaży
W sytuacji, gdy korekta zwiększa wartość faktury (np. wcześniejsze zaniżenie ceny), dokument należy zaksięgować w okresie, w którym została wystawiona faktura korygująca – zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy.
3. Kiedy korekta dotyczy błędu formalnego?
Jeśli faktura korygująca służy jedynie do poprawienia danych formalnych, takich jak dane kontrahenta czy numer NIP, nie wpływa ona na kwoty i nie ma znaczenia dla ewidencji podatkowej. W takim przypadku nie trzeba jej księgować w rejestrach VAT, choć warto przechowywać ją razem z fakturą pierwotną – dla zachowania spójności dokumentacji.
4. Jakie dokumenty warto dołączyć do księgowania?
Aby poprawnie ująć korektę, warto mieć:
- fakturę pierwotną,
- fakturę korygującą,
- uzasadnienie korekty (np. zwrot, aneks do umowy),
- w przypadku korekt „in minus” – potwierdzenie odbioru (jeśli nie korzystasz z KSeF),
- potwierdzenie zapłaty lub korespondencję z klientem, jeśli jest istotna dla interpretacji korekty.
5. Automatyczne księgowanie w programie do fakturowania
Nowoczesne programy do fakturowania online oferują już automatyczne księgowanie faktur korygujących oraz ich prawidłowe oznaczanie w strukturze JPK. Dzięki temu proces jest szybki, zgodny z przepisami i nie wymaga ręcznego wpisywania danych, co znacząco redukuje ryzyko błędów księgowych.