Fakturowanie Księgowość Księgowość dla firm Podatki Podatki i prawo finansowe

Jak wystawić fakturę ryczałtową bez VAT – krok po kroku

4 kwietnia 2025

Wystawianie faktury na ryczałcie ewidencjonowanym często budzi wątpliwości, zwłaszcza wśród przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczynają działalność gospodarczą. Jeśli jesteś ryczałtowcem i nie jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT, musisz wiedzieć, jak prawidłowo wystawić fakturę bez VAT. W tym poradniku przeprowadzę Cię przez cały proces krok po kroku, dzięki czemu unikniesz błędów i będziesz mieć pewność, że Twoje dokumenty są zgodne z przepisami.

Czym jest faktura ryczałtowa bez VAT?

Faktura ryczałtowa bez VAT to dokument sprzedaży wystawiany przez przedsiębiorców, którzy:

  • Rozliczają się na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych
  • Korzystają ze zwolnienia z VAT (np. na podstawie art. 113 ustawy o VAT)

Taka faktura różni się od standardowej faktury VAT przede wszystkim brakiem stawek i kwot podatku VAT. Mimo braku VAT, dokument musi zawierać określone elementy wymagane przepisami, aby był uznawany za prawidłowy dokument księgowy.

Niezbędne elementy faktury ryczałtowej bez VAT

Zanim przystąpisz do wystawiania faktury, upewnij się, że masz przygotowane wszystkie niezbędne informacje. Zgodnie z przepisami, faktura ryczałtowa bez VAT musi zawierać:

  • Datę wystawienia faktury
  • Numer faktury (kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii)
  • Twoje dane jako sprzedawcy (nazwa, adres, NIP)
  • Dane nabywcy (nazwa, adres, NIP)
  • Datę sprzedaży lub wykonania usługi
  • Nazwę towaru lub usługi, ilość, jednostkę miary
  • Cenę jednostkową netto oraz wartość sprzedaży netto
  • Informację o zwolnieniu z VAT z podaniem podstawy prawnej

Pamiętaj, że jako podatnik ryczałtu zwolniony z VAT nie wpisujesz na fakturze stawek VAT ani kwot podatku. Zamiast tego umieszczasz adnotację o zwolnieniu z VAT.

Poniżej znajdziesz szczegółową instrukcję, jak prawidłowo wystawić fakturę ryczałtową bez VAT:

Krok 1: Wybór narzędzia do wystawiania faktur

Możesz wystawić fakturę korzystając z:

  • Programu do fakturowania (np. wFirma, Fakturownia, inFakt)
  • Arkusza kalkulacyjnego (Excel, Libre Office Calc)
  • Gotowego szablonu w formacie PDF
  • Ręcznie wypełnionego druku faktury

Dla początkujących najlepszym rozwiązaniem są programy do fakturowania, które automatycznie pilnują poprawności dokumentu, numeracji i przechowują kopie wystawionych faktur w chmurze.

Krok 2: Wprowadzenie danych sprzedawcy i nabywcy

  1. Wpisz swoje dane jako sprzedawcy: pełną nazwę firmy, adres siedziby oraz NIP
  2. Wprowadź dane nabywcy: nazwę firmy lub imię i nazwisko osoby fizycznej, adres oraz NIP (w przypadku firm)
  3. Jeśli wystawiasz fakturę dla konsumenta (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej), NIP nie jest wymagany

Krok 3: Uzupełnienie podstawowych informacji faktury

  1. Nadaj fakturze numer zgodny z przyjętą przez Ciebie numeracją (np. 1/01/2023)
  2. Wpisz datę wystawienia faktury
  3. Określ datę sprzedaży lub wykonania usługi
  4. Wybierz formę płatności (przelew, gotówka, płatność kartą, BLIK)
  5. Określ termin płatności (7, 14, 30 dni lub płatność natychmiastowa)

Krok 4: Wprowadzenie przedmiotu sprzedaży

  1. Wpisz nazwę towaru lub usługi (bądź precyzyjny i jednoznaczny)
  2. Określ ilość i jednostkę miary (np. szt., godz., kg, usługa)
  3. Podaj cenę jednostkową netto
  4. Oblicz wartość netto (ilość × cena jednostkowa)

Krok 5: Dodanie informacji o zwolnieniu z VAT

W miejscu, gdzie zazwyczaj wpisuje się stawkę VAT, należy umieścić adnotację o zwolnieniu. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

  1. Wpisując „zw.” w kolumnie stawki VAT
  2. Dodając pod tabelą z towarami/usługami informację: „Sprzedawca zwolniony z podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT” lub „Sprzedawca zwolniony podmiotowo z podatku od towarów i usług”

Podanie podstawy prawnej zwolnienia z VAT nie jest obowiązkowe, ale jest dobrą praktyką, która zwiększa wiarygodność dokumentu i ułatwia księgowanie faktury przez Twojego klienta.

Krok 6: Podsumowanie kwot i finalizacja faktury

  1. Podsumuj wartość sprzedaży netto
  2. Pamiętaj, że na fakturze bez VAT kwota netto = kwota brutto
  3. Wpisz kwotę do zapłaty słownie (nie jest to obowiązkowe, ale warto to zrobić)
  4. Dodaj numer konta bankowego do przelewu, jeśli wybrano tę formę płatności
  5. Jeśli korzystasz z programu do fakturowania, sprawdź poprawność dokumentu i zapisz go

Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur ryczałtowych bez VAT

Unikaj następujących błędów, które mogą skutkować zakwestionowaniem faktury:

  • Brak adnotacji o zwolnieniu z VAT – to jeden z najczęstszych błędów, który może skutkować odrzuceniem faktury przez księgowość klienta
  • Wpisywanie stawki „0% VAT” zamiast informacji o zwolnieniu – to dwie różne sytuacje podatkowe
  • Nieprawidłowa numeracja faktur – numeracja powinna być ciągła i chronologiczna
  • Brak wszystkich wymaganych elementów faktury – szczególnie dat i danych identyfikacyjnych
  • Nieprawidłowe dane sprzedawcy lub nabywcy – zawsze weryfikuj NIP klienta przed wystawieniem faktury
  • Wystawianie faktur na towary/usługi nieobjęte zwolnieniem z VAT – sprawdź, czy Twoja działalność na pewno kwalifikuje się do zwolnienia

Praktyczne wskazówki przy wystawianiu faktur ryczałtowych

  • Prowadź rejestr faktur – pomoże Ci to zachować porządek w dokumentacji i ułatwi rozliczenia podatkowe
  • Wystawiaj faktury na bieżąco – najlepiej od razu po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru, aby nie zapomnieć o istotnych szczegółach
  • Korzystaj z programów do fakturowania – minimalizują ryzyko błędów, oszczędzają czas i często oferują możliwość wystawiania faktur z telefonu
  • Zapisuj kopie faktur – zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, aby zabezpieczyć się przed utratą danych
  • Monitoruj limity zwolnienia z VAT – jeśli przekroczysz próg (obecnie 200 000 zł rocznie), będziesz musiał zarejestrować się jako płatnik VAT i zmienić sposób wystawiania faktur
  • Ustaw przypomnienia o płatnościach – dzięki temu będziesz mógł szybciej reagować na zaległe płatności od klientów

Jeśli wystawiasz faktury dla firm będących płatnikami VAT, pamiętaj, że mimo iż Ty jesteś zwolniony z VAT, Twój klient nie będzie mógł odliczyć VAT od zakupów dokonanych u Ciebie. Warto o tym uprzedzić klientów, szczególnie nowych.

Podsumowanie

Wystawianie faktur ryczałtowych bez VAT nie jest skomplikowane, jeśli znasz podstawowe zasady i wymagane elementy. Najważniejsze to pamiętać o:

  • Umieszczeniu wszystkich wymaganych danych sprzedawcy i nabywcy
  • Prawidłowym opisaniu przedmiotu sprzedaży
  • Dodaniu adnotacji o zwolnieniu z VAT
  • Zachowaniu kopii wystawionych dokumentów

Stosując się do powyższych wskazówek, będziesz mógł prawidłowo wystawiać faktury ryczałtowe bez VAT, unikając problemów z urzędem skarbowym i zapewniając profesjonalną obsługę swoich klientów. Pamiętaj, że dobrze wystawiona faktura to nie tylko wymóg prawny, ale również element budowania profesjonalnego wizerunku Twojej firmy.