Błędy księgowe mogą znacząco utrudniać analizę prowadzonej działalności, a także jej kontrolę. Przeważnie są popełniane w zestawieniach kontrolnych i pomocniczych oraz dokumentacji źródłowej, a także inwentaryzacyjnej. Dla sprawnego działania przedsiębiorstwa bardzo ważne jest to, aby unikać popełniania takich błędów, a gdy już powstaną, to żeby jak najszybciej i bezproblemowo je skorygować. W obu tych scenariuszach pomóc może profesjonalne biuro rachunkowe online.
Czym są błędy księgowe?
W dokumentacji źródłowej najczęściej popełnianym błędem jest nieprawidłowo sporządzony dokument, który nie zawiera popisu osoby wystawiającej lub daty. Można jeszcze wymienić nieprawidłowe zestawienie dowodów księgowych oraz niewłaściwe zakwalifikowanie dokumentu do okresu sprawozdawczego.
Jeśli chodzi o błędy w zestawieniach kontrolnych i pomocniczych, to tu często wymienia się powtórzenie danych liczbowych lub błędy w podliczeniach obrotów czy innych kwot. Nie ulega wątpliwości, że zdecydowana większość błędów tego rodzaju ma miejsce w trakcie księgowania ręcznego. Można znacząco zmniejszyć ryzyko popełniania pomyłek księgowych poprzez użycie programu do księgowości.
Trzeba przeprowadzić różnorodne działania kontrolne, żeby ujawnić błędy oraz dokonać ich korekty. Ważną rolę odgrywa przede wszystkim kontrola dokumentów księgowych, którą można podzielić na rachunkową, merytoryczną oraz formalną. Należy też pamiętać o porównaniu zapisów w urządzeniach księgowych z danymi wynikającymi ze źródłowej dokumentacji.
Sposoby korygowania błędów księgowych
Istnieją różne sposoby korygowania błędów księgowych w zależności od ich charakteru oraz momentu wystąpienia. Warto zajrzeć do ustawy o rachunkowości, a konkretnie do art. 22, który wskazuje metody poprawiania błędów w dowodach księgowych.
Wolne od błędów powinny być wszystkie dokumenty rachunkowe, a dokonywanie w nich przeróbek jest niedopuszczalne. Jedynie dowody wewnętrzne można poprawić w ten sposób, że skreśli się błędną treść lub kwotę, ale utrzyma się czytelność skreślonych liczb oraz wyrażeń. Osoba uprawniona po przepisaniu poprawnej treści musi złożyć własnoręczny podpis, a także podać datę poprawki. Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że nie ma możliwości poprawiania pojedynczych cyfr lub liter.
Bardziej skomplikowane jest poprawianie błędów w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych. Jeśli chcesz skorygować taki błąd, to musisz wysłać do kontrahenta odpowiedni dokument ze sprostowaniem i stosownym uzasadnieniem.
Jak widzisz, przez jedną literówkę możliwe jest opóźnienie faktury czy nawet powstanie poważniejszych problemów. Z tego powodu w dzisiejszych czasach powszechną praktyką jest outsourcing usług księgowych, który polega na powierzeniu prowadzenia księgowości zewnętrznemu biuru rachunkowemu. Takie rozwiązanie ma wiele zalet, a przede wszystkim bezpieczeństwo i oszczędność czasu oraz pieniędzy, ponieważ korzystasz z doświadczenia i wiedzy profesjonalistów.
Zewnętrzne biura rachunkowe online
Nowoczesne biura księgowe online działają na podobnych zasadach, co tradycyjne firmy rachunkowe, ale współpraca przebiega na odległość. Oznacza to, że nie trzeba się osobiście spotykać w siedzibie, żeby sformalizować i omówić wszystkie kwestie związane z Twoją działalnością gospodarczą. Obejmuje to również podpisanie umowy, ponieważ bez problemu możesz wykorzystać w tym celu podpis elektroniczny.
Tak naprawdę wiele korzyści niesie ze sobą współpraca z biurem rachunkowym działającym online. Oszczędność czasu i pieniędzy to jeden z głównych plusów prowadzenia takiej księgowości. Nie trzeba marnować zasobów na dojazdy, żeby dostarczyć wszelkie dokumenty księgowe. Wszystkie formalności można załatwić drogą elektroniczną, m.in. przy pomocy poczty e-mail. Większość nowoczesnych biur posiada dedykowane platformy, które udostępniają swoim klientom, żeby mogli na nie wysyłać faktury.
Należy również podkreślić, że stały dostęp do wszystkich dokumentów jest też sporym, dodatkowym atutem. Księgowość online ma to do siebie, że można korzystać z ofert biur z całej Polski. Lokalizacja Cię w żaden sposób nie ogranicza, więc możesz spokojnie porównać ogólne warunki współpracy, opinie, a także zakres świadczonych usług.
Zdecyduj się na ekspertów!
Czasami ciężko jest w swojej okolicy znaleźć biuro rachunkowe, które sprosta oczekiwaniom. Wybierając biura online, nie jesteś ograniczony przez lokalizację, dlatego jest to lepsza opcja. W ten sposób można się też pozbyć stosu zalegającego papieru, ponieważ z prowadzeniem księgowości online związany jest elektroniczny obieg dokumentów.
Kontrahenci dostarczają dokumenty drogą elektroniczną już od dobrych kilku lat, a przyczyniła się do tego popularyzacja e-faktur oraz powszechna digitalizacja. Tradycyjna księgowość wymusza niestety drukowanie oraz przechowywanie, dlatego nie jest to komfortowe.
Korekta błędów w księgowości to niezwykle skomplikowane zadanie, które najlepiej powierzyć specjalistom. Wymagana jest znajomość przepisów podatkowych, a także umiejętność odtwarzania ksiąg rachunkowych.
Masz dodatkowe pytania? Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?
Jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc! Biuro rachunkowe WARIDO ma niezbędną wiedzę i doświadczenie w rekonstrukcji ksiąg handlowych oraz korekcie błędów w księgowości.
- Napisz do nas e-mail: [email protected]
- Zadzwoń do nas: 537 726 726
- Odwiedź nas: www.warido.com