Wpis w księdze wieczystej uzyskuje się w drodze złożenia odpowiedniego wniosku do sądu. Jednak nie każdy może taki wniosek złożyć.
Należy podkreślić, że ogromną część wniosków wieczystoksięgowych, a więc wniosków o wpis do księgi wieczystej składanych do sądu rejonowego, wysyłają notariusze. Przy okazji dokonywania czynności prawnej na przykład sprzedaży nieruchomości i sporządzania aktu notarialnego, notariusz zobowiązany jest zawrzeć w tym dokumencie stosowne wnioski do sądu. Następnie kieruje je do wydziału ksiąg wieczystych, na przykład wniosek o wpis właściciela albo o wpis ustanowionej na nieruchomości hipoteki. Aktualnie wszystkie wnioski kierowane są do sądu w formie elektronicznej, co przyspiesza proces ich rozpoznania. Notariusz składa wnioski do sądu w imieniu właściciela i pobiera od niego przewidzianą prawem opłatę.
Pierwszą osobą uprawnioną do złożenia wniosku o wpis do księgi wieczystej jest właściciel nieruchomości. Jest on zobowiązany złożyć wniosek o wpis w kilku przypadkach. Są nimi: nabycie nieruchomości albo spadku obejmującego nieruchomość, sprostowania albo aktualizacji treści księgi wieczystej, czyli gdy nastąpią zmiany w jej stanie prawnym. Dodatkowo w przypadku podziału nieruchomości oraz ustanowienia hipoteki albo służebności. Należy złożyć taki wniosek również w razie ustania hipoteki oraz przekształcenia użytkowania wieczystego w prawo własności.
Wniosek o wpis może złożyć także użytkownik wieczysty (wpis, wykreślenie, zmiana użytkownika), osoba, na rzecz której wpis ma nastąpić albo wierzyciel. Wierzyciel składa wniosek, jeżeli przysługuje mu prawo, które może być wpisane w księdze wieczystej, na przykład bank w przypadku, gdy właściciel nieruchomości zawiera umowę kredytu i ustanowienia hipoteki na nieruchomości. Możliwość złożenia wniosku o wpis ma również osoba, na rzecz której wpis ma nastąpić, czyli przykładowo osoba, na rzecz której ustanowiono służebność osobistą.
Wpis może być dokonany także przez sąd z urzędu. Ma to miejsce na w przypadku zaistnienia oczywistej omyłki pisarskiej, czyli gdy pracownik sądu popełni błąd podczas wprowadzania danych do elektronicznej księgi wieczystej albo gdy taki błąd znalazł się w akcie notarialnym i został później powielony.
Do dokonania wpisu w księdze wieczystej konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku na urzędowym formularzu w dziale ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla miejsca położenia nieruchomości oraz uiszczenie opłaty sądowej. Informacja, czy i kiedy wniosek został złożony oraz czego dotyczy jest dostępna poprzez wyszukiwarkę ksiąg wieczystych na stronie internetowej Elektroniczne Księgi Wieczyste prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Należy posiadać numer księgi wieczystej, którą chce się przeglądać, ponieważ nie można odnaleźć tam księgi wieczystej po adresie albo księgi wieczystej po numerze działki.